SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Definisi SIM secara umum :
Sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
SIM menurut Gordon B Davis : Suatu sistem terpadu antara manusia dan mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem mem¬pergunakan komputer baik perangkat keras maupun perangkat lunak, prosedur dan tata kerja manajemen dan juga basis data.
Konsep Sistem Manusia/Mesin :
- Sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya sebaiknya dilakukan oleh mesin.
- Sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah.
- Perancang sebuah SIM harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.
- Setiap SIM melaksanakan pengolahan transaksi.
- Sebuah sistem pengolahan database dianggap sebagai SIM bila disertai suatu database sederhana, kemampuan menemukan kembali, & satu atau dua model perencanaan atau keputusan.
- Jawaban seketika adalah suatu peningkatan dan bukan suatu kebutuhan mutlak dalam kebanyakan keadaan.
- Model-model sederhana kerap kali berguna dan lebih banyak disukai, tergantung pada organisasi dan pengalaman para eksekutifnya dalam menggunakan model-model tersebut
SIM menggunakan : Perangkat keras (hardware), Perangkat lunak (software), Prosedur pedoman, Model manajemen dan keputusan, Database
Macam-macam laporan yang dihasilkan oleh SIM, antara lain yaitu :
1. Laporan Periodik
Laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu.
2. Laporan Ikhtisar
Laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi.
3. Laporan Perkecualian
Laporan yang hanya muncul apabila terjadi keadaan yang tidak normal.
4. Laporan Perbandingan
Laporan yang menunjukkan 2 atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan.
Gambar 3.2 Piramida Sistem Informasi Manajemen
Tingkatan manajemen :
1. Tingkat Perencanaan startegis
2. Tingkat Pengendalian manajemen
3. Tingkat Pengendalian Operasional
Dari struktur piramida diatas dapat dijelaskan bahwa, pada tingkat bawah umumnya memerlukan banyak waktu pengolahan, karena banyaknya permintaan informasi.
Secara teoritis, SIM akan sangat membantu para pengelola perusahaan dari berbagai tingkat dalam melaksanakan tugasnya. Dalam teori SIM, tersirat pengertian bahwa informasi akan selalu tersedia pada setiap tingkatan pengelola, sesuai dengan kebutuhannya. Informasi akan mengalir dari pusat data. Diolah oleh komputer untuk disebarkan. Pada umumnya, pada pengolaha tingkat rendah, informasi sifatnya siap pakai, dalam pengertian bahwa informasi tersebut dimanfaatkan tanpa terlalu banyak memerlukan interpretsi. Proses pengolahan dan penyebaran informasi pada SIM sifatnya menyeluruh disebut juga dengan sistem secara total (Total System Approach). Artinya informasi akan mengalir dari pusat data, diolah oleh komputer untuk disebarkan keberbagai tingkatan.
Tapi penyimpanan informasi secara terpusat akan menemui beberapa kendala diantaranya : – Diperlukan Seorang ahli informasi yang bertanggung jawab terhadap integritas data secara keseluruhan.
- Informasi yang disimpan terus membengkak dan sifatnya kurang penting, akibatnya komputer menjadi lambat terhadap permintaan informasi
PENGELOLAAN DATA TERDISTRIBUSI
Sistem dengan pendistribusian pengolahan, yaitu yang prosesor- prosesor peripheralnya menyimpan datanya dan bekerja sendiri, tetapi dihubungkan juga dengan sistem yang ditingkatnya lebih tinggi.
Keuntungannya :
a. Memungkinkan dicapainya tujuan berbeda di masing-masing unit.
b. Pengelola dapat mengontrol kebutuhan data .
c. Informasi beraneka ragam.
Kerugiannya :
a. Sulit menjaga integritas data dalam SIM.
b. Arsip data pusat kurang mutakhir.
c. Penyebaran informasi harus melalui birokrasi, kompetisi dan koordinasi.
d. Penggunaan sumber daya meningkat.
Pengelola dan pengolahan data
Hak dan tanggung jawab dari pimpinan unit pengolahan data mulai dipertanyakan. Mereka diserahi tugas yang strategis: menyediakan informasi bagi para pengelola. Kemajuan dari perusahaan sedikit banyak tergantungdari keberhasilan mereka untuk menyediakan informasi yang diperlukan. Akses mereka terhadap informasi sama dengan pimpinan puncak perusahaan. Penting bagi pimpinan perusahaan untuk memilih orang yang tepat untuk jabatan ini, sehingga penyalah gunaan wewenang dapat dihindari.
Dilain pihak, suksesnya pimpinan unit pengolahan data untuk menyediakan informasi, sering tidak diimbangi dengan imbalan yang memadai. Mereka semata-mata sibuk dengan mesinnya, tanpa menikmati kesempatan untuk memperoleh jaminan yang lebih baik.
Perkembangan teknologi komputer mengisyaratkan kecenderungan baru yang lebih rumit sifatnya. Munculnya komputer pribadi dan menyebarnya pemakaian terminal di perkantoran, mengakibatkan munculnya aplikasi baru dalam pengolahan data : interogasi pusat data secara langsung oleh pemakai. Walaupun hak pemakai amat dibatasi, tapi adanya komputer mikro memungkinkan pemakai mengolah data secara pribadi. Informasi yang diperoleh akan dimanfaatkan untuk membantu tugasnya sehari-hari. Peran dari tenaga ahli pengolahan data berkurang, akan tetapi tanggung jawabnya terhadap integritas data tetap ada. Kecenderungan baru ini menyebabkan seolah tanggung jawab pengelolaan data telah begeser ke pemakai, tanpa kelimpahan wenangan yang resmi. Dengan adanya hal ini, distribusi hak dan tanggung jawab terhasap pengolahan data harus dipikirkan secara matang sejalan dengan perkembangan teknologinya.
KANTOR MASA DEPAN
Dasar pemikiran timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain :
– Banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan.
- Para Sekretaris sangat sibuk dengan tugas administratifnya.
Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Tanggapan mengenai masalah diatas adalah dengan memanfaatkan komputer untuk melakukan beberapa pekerjaan kantor misalnya: pengaturan arsip yang disimpan secara elektronis, sistem surat elektronik, alat komunikasi portable, dll. Perusahaan-perusahaan yang telah memiliki fasilitas-fasilitas tersebut pun memiliki kesulitan tersendiri. Untuk melakukan otomatisasi perkantoran, para pegawai harus memiliki pemahaman dan kemampuan untuk menggunakan sistem, aplikasi dan alat-alat baru yang akan digunakan,serta harus menyesuaikan dengan fasilitas-fasilitas baru yang terus bermunculan agar dapat terus bekerjaa secara efisien seperti apa yang diharapkan.
Peran Komputer Pribadi di Perkantoran.
Banyaknya komputer pribadi di perkantoran membawa dampak akan pentingnya pengolahan data dan nilai dari suatu informasi, karena sering kali para karyawan mengolah langsung informasi melalui komputer pribadi. Ini menunjukkan adanya demokratisasi dalam pengolahan informasi juga dapat meningkatkan kecepatan kerja karyawan yang akan sangat mengutungkan dalam dunia usaha.
ISYU ORGANISASI DAN SOSIAL
Pemanfaatan komputer akan mengubah baik jenis pekerjaan maupun tata cara penanganannya (struktur manajemen & karyawan). Secara tradisional fungsi manajemen tingkat menengah adalah menerapkan instruksi pimpinan kepada para pekerja. Sekarang ini dengan adanya otomasi perkan¬toran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer.
Perubahan Peran Manajemen Tingkat Menengah
di antaranya:
– Informasi mengalir secara langsung ke pimpinan puncak tanpa campur tangan tingkat menengah
– Manajer tingkat menengah harus merubah pandangan dan tata cara kerja
– Pola karir mengalami perubahan
– Manajer tingkat atas memiliki tanggung jawab yang besar dan hanya sedikit bantuan dari manajer tingkat menengah.
Perkembangan aplikasi pengolahan data di perusahaan menimbulkan beberapa persoalan. Bila pada awalnya organisasi pengolahan data berada di bawah bagian keuangan, karena perluasan aplikasi, akhirnya menjadi bagian tersendiri dari perusahaan (yang sekarang disebut dengan EDP=Elektonik Data Prosesing ).
Kesenjangan keahlian yang semakin lebar, secara psikologis menimbulkan beban pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi mereka yang tidak berkecimpung dalam pengolahan data. Mereka merasa takut seolah-olah bidang pekerjaan mereka diambil alih oleh komputer. Kadang timbul sikap defensif menentang arus perkembangan. Gejala semacam ini melanda negara maju pada awal dasawarsa enam puluhan.
Dari gambaran kegiatan diatas beberapa pimpinan perusahaan mengkhwatirkan bahwa perubahan pola kerja menurut tata cara baru, akan menggangu produktivitas kerja pegawai. Adanya dana tambahan untuk mendidik karyawan dan perlu waktu tambahan untuk menyesuai¬kan diri dengan sistem yang baru. Hal ini disebabkan ketidak mengertian para pimpinan tentang sistem tersebut.
Pengangguran akibat otomatisasi sering kali terjadi dan bahaya hilang atau dicurinya dokumen akibat virus, pembajakan SW, pencurian perangkat, cracking / hacking juga sering terjadi pencurian informasi, duplikasi & manipulasi informasi
Definisi SIM secara umum :
Sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
SIM menurut Gordon B Davis : Suatu sistem terpadu antara manusia dan mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem mem¬pergunakan komputer baik perangkat keras maupun perangkat lunak, prosedur dan tata kerja manajemen dan juga basis data.
Konsep Sistem Manusia/Mesin :
- Sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya sebaiknya dilakukan oleh mesin.
- Sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah.
- Perancang sebuah SIM harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.
- Setiap SIM melaksanakan pengolahan transaksi.
- Sebuah sistem pengolahan database dianggap sebagai SIM bila disertai suatu database sederhana, kemampuan menemukan kembali, & satu atau dua model perencanaan atau keputusan.
- Jawaban seketika adalah suatu peningkatan dan bukan suatu kebutuhan mutlak dalam kebanyakan keadaan.
- Model-model sederhana kerap kali berguna dan lebih banyak disukai, tergantung pada organisasi dan pengalaman para eksekutifnya dalam menggunakan model-model tersebut
SIM menggunakan : Perangkat keras (hardware), Perangkat lunak (software), Prosedur pedoman, Model manajemen dan keputusan, Database
Macam-macam laporan yang dihasilkan oleh SIM, antara lain yaitu :
1. Laporan Periodik
Laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu.
2. Laporan Ikhtisar
Laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi.
3. Laporan Perkecualian
Laporan yang hanya muncul apabila terjadi keadaan yang tidak normal.
4. Laporan Perbandingan
Laporan yang menunjukkan 2 atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan.
Gambar 3.2 Piramida Sistem Informasi Manajemen
Tingkatan manajemen :
1. Tingkat Perencanaan startegis
2. Tingkat Pengendalian manajemen
3. Tingkat Pengendalian Operasional
Dari struktur piramida diatas dapat dijelaskan bahwa, pada tingkat bawah umumnya memerlukan banyak waktu pengolahan, karena banyaknya permintaan informasi.
Secara teoritis, SIM akan sangat membantu para pengelola perusahaan dari berbagai tingkat dalam melaksanakan tugasnya. Dalam teori SIM, tersirat pengertian bahwa informasi akan selalu tersedia pada setiap tingkatan pengelola, sesuai dengan kebutuhannya. Informasi akan mengalir dari pusat data. Diolah oleh komputer untuk disebarkan. Pada umumnya, pada pengolaha tingkat rendah, informasi sifatnya siap pakai, dalam pengertian bahwa informasi tersebut dimanfaatkan tanpa terlalu banyak memerlukan interpretsi. Proses pengolahan dan penyebaran informasi pada SIM sifatnya menyeluruh disebut juga dengan sistem secara total (Total System Approach). Artinya informasi akan mengalir dari pusat data, diolah oleh komputer untuk disebarkan keberbagai tingkatan.
Tapi penyimpanan informasi secara terpusat akan menemui beberapa kendala diantaranya : – Diperlukan Seorang ahli informasi yang bertanggung jawab terhadap integritas data secara keseluruhan.
- Informasi yang disimpan terus membengkak dan sifatnya kurang penting, akibatnya komputer menjadi lambat terhadap permintaan informasi
PENGELOLAAN DATA TERDISTRIBUSI
Sistem dengan pendistribusian pengolahan, yaitu yang prosesor- prosesor peripheralnya menyimpan datanya dan bekerja sendiri, tetapi dihubungkan juga dengan sistem yang ditingkatnya lebih tinggi.
Keuntungannya :
a. Memungkinkan dicapainya tujuan berbeda di masing-masing unit.
b. Pengelola dapat mengontrol kebutuhan data .
c. Informasi beraneka ragam.
Kerugiannya :
a. Sulit menjaga integritas data dalam SIM.
b. Arsip data pusat kurang mutakhir.
c. Penyebaran informasi harus melalui birokrasi, kompetisi dan koordinasi.
d. Penggunaan sumber daya meningkat.
Pengelola dan pengolahan data
Hak dan tanggung jawab dari pimpinan unit pengolahan data mulai dipertanyakan. Mereka diserahi tugas yang strategis: menyediakan informasi bagi para pengelola. Kemajuan dari perusahaan sedikit banyak tergantungdari keberhasilan mereka untuk menyediakan informasi yang diperlukan. Akses mereka terhadap informasi sama dengan pimpinan puncak perusahaan. Penting bagi pimpinan perusahaan untuk memilih orang yang tepat untuk jabatan ini, sehingga penyalah gunaan wewenang dapat dihindari.
Dilain pihak, suksesnya pimpinan unit pengolahan data untuk menyediakan informasi, sering tidak diimbangi dengan imbalan yang memadai. Mereka semata-mata sibuk dengan mesinnya, tanpa menikmati kesempatan untuk memperoleh jaminan yang lebih baik.
Perkembangan teknologi komputer mengisyaratkan kecenderungan baru yang lebih rumit sifatnya. Munculnya komputer pribadi dan menyebarnya pemakaian terminal di perkantoran, mengakibatkan munculnya aplikasi baru dalam pengolahan data : interogasi pusat data secara langsung oleh pemakai. Walaupun hak pemakai amat dibatasi, tapi adanya komputer mikro memungkinkan pemakai mengolah data secara pribadi. Informasi yang diperoleh akan dimanfaatkan untuk membantu tugasnya sehari-hari. Peran dari tenaga ahli pengolahan data berkurang, akan tetapi tanggung jawabnya terhadap integritas data tetap ada. Kecenderungan baru ini menyebabkan seolah tanggung jawab pengelolaan data telah begeser ke pemakai, tanpa kelimpahan wenangan yang resmi. Dengan adanya hal ini, distribusi hak dan tanggung jawab terhasap pengolahan data harus dipikirkan secara matang sejalan dengan perkembangan teknologinya.
KANTOR MASA DEPAN
Dasar pemikiran timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain :
– Banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan.
- Para Sekretaris sangat sibuk dengan tugas administratifnya.
Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Tanggapan mengenai masalah diatas adalah dengan memanfaatkan komputer untuk melakukan beberapa pekerjaan kantor misalnya: pengaturan arsip yang disimpan secara elektronis, sistem surat elektronik, alat komunikasi portable, dll. Perusahaan-perusahaan yang telah memiliki fasilitas-fasilitas tersebut pun memiliki kesulitan tersendiri. Untuk melakukan otomatisasi perkantoran, para pegawai harus memiliki pemahaman dan kemampuan untuk menggunakan sistem, aplikasi dan alat-alat baru yang akan digunakan,serta harus menyesuaikan dengan fasilitas-fasilitas baru yang terus bermunculan agar dapat terus bekerjaa secara efisien seperti apa yang diharapkan.
Peran Komputer Pribadi di Perkantoran.
Banyaknya komputer pribadi di perkantoran membawa dampak akan pentingnya pengolahan data dan nilai dari suatu informasi, karena sering kali para karyawan mengolah langsung informasi melalui komputer pribadi. Ini menunjukkan adanya demokratisasi dalam pengolahan informasi juga dapat meningkatkan kecepatan kerja karyawan yang akan sangat mengutungkan dalam dunia usaha.
ISYU ORGANISASI DAN SOSIAL
Pemanfaatan komputer akan mengubah baik jenis pekerjaan maupun tata cara penanganannya (struktur manajemen & karyawan). Secara tradisional fungsi manajemen tingkat menengah adalah menerapkan instruksi pimpinan kepada para pekerja. Sekarang ini dengan adanya otomasi perkan¬toran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer.
Perubahan Peran Manajemen Tingkat Menengah
di antaranya:
– Informasi mengalir secara langsung ke pimpinan puncak tanpa campur tangan tingkat menengah
– Manajer tingkat menengah harus merubah pandangan dan tata cara kerja
– Pola karir mengalami perubahan
– Manajer tingkat atas memiliki tanggung jawab yang besar dan hanya sedikit bantuan dari manajer tingkat menengah.
Perkembangan aplikasi pengolahan data di perusahaan menimbulkan beberapa persoalan. Bila pada awalnya organisasi pengolahan data berada di bawah bagian keuangan, karena perluasan aplikasi, akhirnya menjadi bagian tersendiri dari perusahaan (yang sekarang disebut dengan EDP=Elektonik Data Prosesing ).
Kesenjangan keahlian yang semakin lebar, secara psikologis menimbulkan beban pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi mereka yang tidak berkecimpung dalam pengolahan data. Mereka merasa takut seolah-olah bidang pekerjaan mereka diambil alih oleh komputer. Kadang timbul sikap defensif menentang arus perkembangan. Gejala semacam ini melanda negara maju pada awal dasawarsa enam puluhan.
Dari gambaran kegiatan diatas beberapa pimpinan perusahaan mengkhwatirkan bahwa perubahan pola kerja menurut tata cara baru, akan menggangu produktivitas kerja pegawai. Adanya dana tambahan untuk mendidik karyawan dan perlu waktu tambahan untuk menyesuai¬kan diri dengan sistem yang baru. Hal ini disebabkan ketidak mengertian para pimpinan tentang sistem tersebut.
Pengangguran akibat otomatisasi sering kali terjadi dan bahaya hilang atau dicurinya dokumen akibat virus, pembajakan SW, pencurian perangkat, cracking / hacking juga sering terjadi pencurian informasi, duplikasi & manipulasi informasi
0 komentar:
Posting Komentar